محدوده پروژه چيست؟

مهم­ترين قسمت برنامه‌ریزی يك پروژه مشخص كردن محدوده آن پروژه می‌باشد. منظور از محدوده پروژه تعيين كردن هدف كلي پروژه و فعالیت‌های لازم جهت رسيدن به آن است، به‌عبارت‌دیگر در اين مرحله مرزهاي (بایدها و نبایدها) پروژه تعيين می‌شود.

هنگامی که ما در مورد محدوده در مدیریت پروژه صحبت می‌کنیم، دو حوزه وجود دارد که به آن‌ها اشاره می‌شود: محدوده محصول و محدوده کار.

محدوده محصول به ویژگی‌ها و کارکردهایی گفته می‌شود که باید در یک محصول گنجانده شود. به زبان ساده، همان چیزی است که مشتری در یک محصول یا خدمات می‌خواهد. به عنوان مثال، اگر محصول گوشی هوشمند باشد، محدوده محصول اندازه صفحه نمایش، پشتیبان‌گیری باتری، حافظه، سرعت پردازنده و … خواهد بود.

محدوده کار به کارهایی گفته می‌شود که برای ارائه موفقیت‌آمیز یک محصول (یا خدمات) با ویژگی‌ها و توابع مشخص شده باید انجام شود. به عنوان مثال، اگر قرار است یک برنامه نرم‌افزاری توسعه دهید، محدوده کار، کارهایی  است که باید برای توسعه نرم‌افزار با ویژگی‌های مناسب انجام شود.

کارهای زیادی مانند برنامه‌ریزی، هماهنگی و فعالیت‌های مدیریتی باید انجام شود تا اطمینان حاصل گردد که هم محدوده محصول و هم محدوده پروژه برآورده می‌شود. پس از انجام این موارد، کار انجام شده با محدوده واقعی پروژه مقایسه می‌شود.

متأسفانه به دليل ساده انگاشتن اين قسمت در مراحل اجرائي پروژه با مشكلاتي مواجه می‌شویم كه به نارضايتي ذينفعان (كارفرما،‌پيمانكار و …) پروژه منجر می‌شود، چون از ابتدا به‌درستی براي همه ذينفعان پروژه تبيين نشده و هرکدام از ديد خودشان پروژه را تصور می‌کنند. براي مثال به تصاوير زیر که بصورت طنز بیان شده، دقت كنيد:

حال راه‌حل چيست؟ چگونه می‌توان درك مشتركي بين همه ذينفعان پروژه ايجاد كرد،‌ پاسخ، استفاده از تكنيك WBS است.

WBS چيست؟

WBS مخفف Work Breakdown Structure به معني ساختار شكست كار می‌باشد. پس از شناخت كلي نسبت به اهداف و احجام كلي پروژه بايد پروژه را به واحدها، فعالیت‌ها و اقدامات کوچک‌تر تقسيم كنيم. WBS همان فعالیت‌های اجرايي پروژه می‌باشد كه در قالب گروه‌های مختلف دسته‌بندی می‌شوند. با تعريف WBS كنترل پروژه در قالب مجموعه فعالیت‌های دسته‌بندی‌شده راحت‌تر می‌گردد. دسته‌بندی فعالیت‌ها اين امكان را به ما می‌دهد تا ارتباط بين فعالیت‌ها، همچنين نفرات و نیازمندی‌های منابع موردنیاز جهت اجرا را بهتر تشخيص داده و نسبت به تعريف آن‌ها اقدام كنيم.

آيا ميدانيد نمودار WBS را قلب مديريت پروژه می‌دانند، چون تمام تکنیک‌های بعدي وابسته به آن است.

بیانیه محدوده پروژه

اسناد مختلفی در مدیریت پروژه وجود دارد اما سند بیانیه محدوده یکی از مهم‌ترین اسناد محدوده پروژه است. بیانیه محدوده برای نشان دادن نتایج مورد انتظار، فرضیات، محدودیت‌ها و سایر عوامل مهمی که تحت آن پروژه ارائه می‌شود، استفاده می‌گردد.

این بیانیه همچنین مرزهای پروژه را توضیح می‌دهد، مسئولیت‌های کاری هر یک از اعضای تیم را تعیین می‌کند و رویه‌هایی را که باید در طول چرخه عمر پروژه دنبال شود، مشخص می‌نماید. این بیانیه همچنین می‌تواند به عنوان بیانیه محدوده، بیانیه کار (SOW) یا شرایط مرجع شناخته شود.

بیانیه محدوده پروژه می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• محدوده محصول
• محدوده پروژه
• لیست موارد قابل تحویل
• ملاک پذیرش
• استثنائات پروژه
• محدودیت‌ها
• فرضیات