پنج گام اجرای نظام آراستگی محیط کار
گام اول از پنج گام اجرای نظام آراستگی محیط کار – دور ریزی
در محیط کار، چون افراد سرگرم کار هستند، با گذشت زمان رفته رفته محیط کار شلوغ می‌شود و افلام زیادی در آن انباشته می‌شود. در نتیجه، تمیز کردن، چیدن و مرتب کردن آنها نیز مشکل‌تر و وقت‌گیرتر می‌شود. و هر روز بر بی نظمی و کثیفی محل کار اضافه می شود. و این امر همچون باتلاقی تمام افراد را در خود فرو می برد. و انگیزه‌ها و روحیه‌ها را کاهش می‌دهد و وضع را بدتر می‌کند. در این شرایط اولین و مفیدترین کار، دور ریختن اقلام غیرضروری و خلوت‌سازی است. مراحل برداشتن این گام ذیلاً آورده شده است.
۱-۱- تعیین گسترة عملیات
با توجه به نوع فعالیت، محیط کار می‌تواند خیلی‌بزرگ و پیچیده، متوسط و یا کوچک باشد. لذا ابتدا باید بخش کوچکی از محیط‌کار انتخاب شود. و حتی بهتراست اول از دفترکار، میزکار یا ابزار و وسایل خودتان شروع کنید. چون بدلیل آشنایی کامل با آن‌بخش، سریع تر و راحت‌تر می‌توانید ۵S را در آنجا اجرا کنید. پس آن نقطه را الگویی برای دیگر قسمت‌ها قرار دهید و الگوی بدست آمده در این بخش را در دیگر مکان ها بکار ببرید.
بنابراین ابتدا، محدوده و گستر، مناسب را کاملاً مشخص کنید و تمام فکر و انرژی‌تان را در آن‌بخش متمرکز کنید.
۲-۱- آموزش افراد
پس از انتخاب گسترة عملیات؛ ابتدا مفاهیم نظام آراستگی محیط کار را چند بار بخوانید تا آنهارا بخوبی درک کنید. پس برای اشخاصی که در آن محدوده کار می کنند یک جلسه آموزشی تشکیل دهید و اصول، را برای آنها توضیح دهید. تا همگی، با روش‌کار آشنا شوند. و نقطه ابهامی برای آنها باقی نماند. با آغاز کار افراد با ذهن باز آماده همکاری با شما می‌شوند و پیشنهادهای سازنده ای به شما ارائه می‌دهند.
۳-۱- شناسایی و جدا سازی اقلام ضروری و غیر ضروری
پس از آموزش، شما می‌توانید با همکاری افراد یا مسئول قسمت انتخاب شده تمام گوشه و کنارها، کمدها، قفسه ها و نقاط را دقیق بگردید. و تمام وسایل موجود در محل را از نزدیک ببینید و در صورت نیاز لیستی از آنها تهیه کنید. سپس با مشورت با ایشان، اقلامی که برای انجام کارشان مورد نیاز و ضروری است را مشخص کنید. و در محیط کار باقی بگذارید. و اقلامی که متعلق به دیگران یا قسمت‌های دیگر است یا غیرضروری هستند. را مشخص کنید و در یک مکان آنها را جمع آوری کنید ویا در صورت نیاز بر چسب‌گذاری و علامتگذاری کنید.
۴-۱- دور ریختن اقلام غیر ضروری
در این مرحله، اصل بر رهاسازی از غیرضروری هاست. زیرا زیان نگاهداشت آنها به مراتب بیشتر از فواید احنمالی‌شان می‌باشد. نمونه هایی از اقلام غیر ضروری عبارتند از، مواد خارج از رده، مواد تاریخ مصرف گذشته، لوازم شکسته و فرسوده، وسایلی که سالی یک‌بار هم استفاده نمی‌شود. در اینجا با مشورت افراد یا مدیریت باید تصمیم قاطعی برای اقلام غیرضروری و متعلق‌به دیگران اتخاذ‌شود.
اقلامی که مطلقاً غیرضروری هستند و استفاده نمی‌شوند را بلافاصله دور بریزید و خود را از شر آنها خلاص‌کنید. مواردی که متعلق به دیگران یا قسمت های دیگر است را به خودشان بدهید. تا در مورد نگهداری یا دور ریختن آن تصمیم بگیرند و یا زمانی که نوبت اجرای ۵S به آن قسمت رسید در مورد آنها تصمیم‌گیری شود.
با طی این‌مرحله، تمام افراد، بلافاصله مشاهده می‌کنند که چقدر محیط‌کارشان خلوت شده‌است و احساس آرامش بیشتری می‌کنند.
۵-۱- جلوگیری از انباشت غیر ضروری ها
پس ازاینکه، افراد با تلاش توانستند از شر اقلام غیرضروری راحت شدند، باید از این به بعد مراقب باشند که از ورود و انباشت اقلام غیرضروری در محیط کارشان جلوگیری کنند. و بطور اتوماتیک هر گاه چیزی دیگر مورد استفاده واقع نشده و یا اضافی بود، با هماهنگی‌های لازمه آنرا از محیط‌کار خارج کنند. و یا دور‌بریزند و همیشه فقط اقلام ضروری و مورد نیاز را در محل مشخص‌شده بگذارند و فضای خلوت ایجاد شده را حفظ کنند و از آن لذت ببرند.
گام دوم از پنج گام اجرای نظام آراستگی محیط کار – چیدمان
پس از خارج کردن تمام اقلام غیرضروری از بخش تعیین شده، نوبت به چیدن اقلام‌ضروری باقی مانده به گونه‌ای کارآمد می‌رسد. جوهره چیدمان این‌است که برای هر چیز جایی و هر چیز سر‌جای خودش باشد. یعنی باید برای هر یک اقلام‌ضروری، یک‌جای مناسب و مشخص طراحی شده و در‌نظر گرفته شود. و محل آن نیز کاملاً مشخص باشد. به گونه ای که حتی یکی از اقلام ضروری بدون جای معین باقی نماند. و تمام افراد بدانند پس از استفاده، هر چیز را باید کجا قرار دهند. هنگام چیدمان باید نکات ذیل را مد نظر قرار دهید تا به بهترین نتیجه برسید.
۱-۲-تحلیل وضع موجود
ابتدا باید با‌بررسی و تفکر و با پرس و جو از افراد، دقیقاً علل چیدمان موجود در محیط‌کار را پیدا‌کنید. متوجه شوید که آیا برای این نوع چیدمان دلیل ویژه و قابل قبولی دارند یا خیر.
این‌کار به شما کمک می‌کند که دلایل و محدودیت‌های چیدمان موجود را بخوبی درک‌کنید و با جزئیات‌کار آشنا‌شوید. و هنگام طراحی چیدمان جدید، نکات مهم آنرا در نظر داشته باشید. و از هر گونه دوباره کاری و اتلاف وقت جلوگیری بعمل آورید.
۲-۲- دوری و نزدیکی اقلام به محل استفاده
یکی از موارد اتلاف وقت در محیط کار، رفت و آمد و جابجایی بیهوده می‌باشد. که موجب خستگی افراد می‌شود. و زحمتی است که هدر می‌رود و هیچ سودی عایدی هیچکس نمی‌شود.
برای کاهش و حذف این جابجایی، هنگام چیدمان دقت‌کنید. هر‌چه نیاز به استفاده از اقلام بیشتر باشد. باید به محل استفاده نزدیکتر باشد و هر چه نیاز کمتر است باید از محل‌استفاده دورتر قرار گیرد.
۳-۲- حذف زمان جستجو
یکی‌دیگر از موارد اتلاف وقت در محیط کار، زمان جستجو برای یافتن اقلام مورد‌نیاز است. یعنی افراد برای یافتن ابزار یا شیء مورد‌نیازشان باید به این سو و آن سو بروند. و تمام قفسه ها و کمدها و کشوها را بررسی کنند تا بالاخره بعد از چند دقیقه و گاهاً چند ساعت آنرا بیابند.
شما در چیدمان باید به گونه‌ای عمل‌کنید که این زمان جستجو حذف شود. و کلیة اقلام ضروری، کاملاً آشکار و نمایان‌باشند و در صورت امکان پوشش ها و درهای کمدها و قفسه ها برداشته شود. وهمه چیز همانند یک ویترین سوپر مارکت مشخص و آشکار باشد. و هر که اراده کرد به سرعت، با اندک نگاهی موارد مورد نیاز خودش را پیدا کند و پس از استفاده به راحتی سر‌جایش برگرداند.
۴-۲- زیبایی
هنگام چیدمان علاوه بر سهولت دسترسی و حذف زمان‌جستجو زیتایی را در نظر‌بگیرید تا محیط کار شیک و قشنگ شود. و دلپذیری آن باعث افزایش روحیه افراد شود.
۵-۲- چیدمان اقلام بزرگ
هنگام چیدمان، ابتدا کارتان را از اقلام درشت و از دورترین محل‌ها آغاز کنید، چون معمولاً کم مصرف‌ترین‌ها آنجا قرار می گیرند. وقتی که اقلام بزرگ و دورتر، مرتب و منظم شدند و جای مناسب خود را پیدا کردند. آنگاه شما راحت‌تر می‌توانید جای‌مناسب اقلام پر‌مصرف را در نزدیک محل استفاده تعیین کنید. و بدین ترتیب کار را سریعترانجام دهید.
۶-۲- بهینه سازی مکان و فضا
گاهی یک محیط کار، فضای بزرگی دارد و مضیقه‌ای از نظر جا وجود ندارد و بدون زحمت می توان اقلام مورد‌نیاز را در‌آن چید. ولی گاهی محیط‌کار کوچک است و شما باید دقت و وسواس بیشتری هنگام چیدمان به خرج دهید و از خود ابتکار نشان‌دهید. تا حداکثر استفاده را از مکان بعمل آورید. نکات ذیل می‌تواند کمک برای ایده های اولیة شما باشد.
– مکان را برای انبار و ذخیره سازی اقلام اختصاصی در نظر بگیرید.
– مکان را برای انبار و ذخیره سازی اقلام مشترک در نظر بگیرید.
– ظروف کوچکی برای ساماندهی اقلام کوچک مد نظر قرار دهید.
– اگر نیاز است بجای اینکه قفسه ها را روی زمین بگذارید که دست و پا گیر باشد، روی دیوارها نصب کنید.
– از صندلی‌های جمع و جور یا تاشو استفاده کنید.
– اقلام مشابه را با یکدیگر در یک مکان مشخص نگهداری کنید.
– اصلاحات لازمه برای تغییر شکل اقلام یا مکان آنها، مانند کوتاه کردن میز، … انجام دهید.
۷-۲-مشورت با افراد
هنگام چیدمان، با افراد بخش انتخاب‌شده مشورت کنید و نظرات و پیشنهادات آنها را درنظربگیرید. دلایل و هدفتان را از تغییر چیدمان برای آنها بازگو کنید.
مشورت، به همکاری و ارائه پیشنهادات مفید و سازنده از سوی افراد کمک شایانی می‌کند. وگرنه ممکن است شما به یک چیدمان برسید که افراد در آن راحت نیستند و آنرا نمی‌پذیرند. و با آن به مبارزه بر می خیزند. و عملاً تمام زحمات و تلاش شما ازبین می‌رود و ارائه کار مختل می‌شود.
۸-۲- نامگذاری و نشانه گذاری
پس از بررسی‌ها، مشورت‌ها، جابجا کردن‌ها، طراحی‌ها و … در‌نهایت به یک چیدمان مناسبی می‌رسید. که از نظرزمان و مکان و تمام موارد بهینه سازی شده است. پس از تصویب نهایی چیدمان جدید، در صورت نیاز اصلاحات و تغییرات لازمه را انجام دهید. و در پایان برای اقلام و مکان نگهداری آنها ساده‌ای انتخاب‌کنید وبه طور موقت روی آنها برچسب‌گذاری و نشانه‌گذاری کنید. تا در صورت نیاز بعداً این نام ها یا علامت‌ها را روی تابلوهای مناسب نوشته و نصب کنید تا دائمی شود.
گام سوم از پنج گام اجرای نظام آراستگی محیط کار – پاکیزه سازی
پس از چیدمان مناسب اقلام ضروری، مانند خانه تکانی اول عید باید تمام گوشه و کنارهای محیط کار و تمام اقلام ضروریپاکیزه شوند. تا آنجا که همه چیز از تمیزی برق بزند و هیچ چیزی و هیچ جایی کثیف باقی نماند. برای برداشتن این گام مراحل زیر را باید طی کنید:
۱-۳- تعیین اقلام نیازمند پاکیزگی:
با توجه به کوچکی یا بزرگی محیط کار، ممکن است مواردی که باید تمیز شوند کم یا زیاد باشند. لذا ابتدا با جستجو و بررسی محیط کار، مکان ها و اقلامی که نیاز به پاکیزگی دارند را مشخص کنید.
۲-۳- الویت بندی
پس از تعیین اقلام، با توجه به میزان کثیفی و امکانات و شرایط و مشورت با افراد، مواردی که نیاز به نظافت دارند را اولویت بندی کنید و ترتیب کار رامشخص کنید.
۳-۳-تعریف حد پاکیزگی
با توجه به وقت و هزینه و وضعیت اقلام و محیط کار، شما باید حد و استانداری را برای تمیزی در نظر بگیرید. که مثلاً تمیزی در حد عالی، خوب یا متوسط باشد. بدیهی است با توجه به حد مشخص شد. زمان و انرژی لازم برای پاکیزگی متفاوت است. برای مثال، تمیزی در حد عالی نیاز به صرف وقت و هزینه بیشتری نسبت به تمیزی در حد متوسط دارد.
۴-۳- تهیة برنامة زمانبندی شده
با توجه به اولویت بندی و حد پاکیزگی مشخص شده، باید یک برنامة مدون و زمانبندی شده برای نظافت تهیه کنید که مدت زمان نظافت هر جزء بخوبی در آن مشخص شده باشد. این برنامه برای هر محیط کاری متفاوت است. مثلاً در یک کارگاه کوچک، نظافت می تواند یکروز، انجام شود ولی در یک کارخانه بزرگ ممکن است چند ماه هم به طول انجامد لذا با توجه به شرایط و محدودیت ها، این برنامه باید تهیه شود.
۵-۳- عملیات تمیز کاری
ترجیحاً با کمک افراد های مکان و تقسیم کار بین آنها، طبق برنامه زمانبندی شده به نظافت محیط کار و اقلام ضروری بپردازید. چون بدلیل زحمتی که برای نظافت کشیده اند، کمتر آنرا کثیف می‌کنند و محل کار را مانند خانه خود می بینند. عملیات تمیز کاری ممکن است شامل جارو کردن، دستمال کشیدن، شستن، ضد عفونی کردن، با کاردک تراشیدن، ساییدن، برس زدن، صیقلی کردن،رنگ آمیزی کردن و… باشد. بهر حال با هر روش ممکن، باید محیط کارو وسایل کاملاً تمیز شود و بدرخشد.
۶-۳- رفع نواقص گام اول و دوم
در حین پاکیزه سازی مرتباً نواقص پیش آمده در دو گام اول و دوم مشخص می شود. ممکن است نیاز به دور ریزی برخی اقلام و یا تغییر و اصلاح در جا و مکان احساس شود. در این صورت باید اقدامات لازم برای رفع این نواقص را انجام دهید.
گام چهارم از پنج گام اجرای نظام آراستگی محیط کار – حفظ و نگهداری
با برداشتن سه گام قبلی، اکنون محیط کار به یک وضعیت، آراسته، تمیز دلپذیر و آرامش بخش تبدیل شده است. ولی اگر وضع را به همین منوال رها‌کنید و دست از تلاش بردارید، پس از اندک زمانی، دوباره عقب گرد می‌کنید و به وضعیت ناسامان، آشفته و کثیف قبلی و حتی بدتر از آن بر می‌گردید. لذا باید به‌هر روش ممکن این وضعیت جدید و پاکیزه را حفظ کنید. برای این منظور اقدامات زیر کمک زیادی در حفظ و نگهداری پاکیزگی می کند.
۱-۴- نصب نام و جای اقلام
پس از چیدمان و تمیز کاری باید برای اقلام ضروری و جای آنها نام‌های ساده و قابل فهمی انتخاب شود. و روی بر چسب، پلاک‌برنجی، پلاک فلزی، کاغذ، این نام‌ها نوشته شده و در جای مناسب خودش نصب‌شود. به گونه‌ای که هر فردی حتی اگر تازه وارد باشد. به محض ورود، با خواندن این نام‌ها و جای آنها، بتواند هر چیز را سر جای خودش قرار دهد. و در هر‌لحظه با یک نگاه همه متوجه شوند که آیا همة اقلام سر جایشان هستند. یا خیر.
با انجام این کار می توانید از آشفتگی و در هم ریختگی جلوگیری کنید و محیط را آراسته و تمیز نگهدارید.
۲-۴- خط کشی و علامت گذاری با رنگ
با رنگهای مناسب و با خط کشی یا علامت گذاری در کف سالن به دفتر اتاق، دیوار راهرو، میزکار… می‌توانید جای اقلام رسید رفت و آمد را مشخص کنید. و از هرج و مرج و برگشت به حالت اول جلوگیری کنید.
۳-۴- نصب تابلوهای ایمنی
در صورت تمایل می‌توانید تابلوهای ایمنی خطر، احتیاط، مواد خطرناک، مواد سمی و… را در مکان‌های مناسب نصب کنید. و محیط را ایمن تر و چشم نوازتر به نمایش بگذارید.
۴-۴- نصب دستورالعمل
می توانید دستورالعمل های لازم و نکات خاص نگهداری و مراقبت، موارد احتیاط، یادآوری ها و… را برای هریک از اقلام تهیه کنید و در صورت امکان نزدیک دستگاهها یا روی دیوار آویزان کنید. به گونه ای که هر فردی به محض مطالعه آنها بداند باید چکار کند و از سر در گمی در آید و از امکان اشتباه بکارگیری وسایل جلوگیری شده و یا از روش نظافت و تمیزکاری مطلع شود.
۵-۴- تعیین مسئول
بهترین فردی که کاملاً نظام ۵S را فهمیده است و بکار برده است و به تمیزی و آراستگی علاقه نشان داده است را بعنوان مسئول پاکیزگی و ۵S انتخاب کنید و در یک جلسه، برای تمام افراد آن گستره تفهیم کنید که باید همکاری های لازمه را با این فرد بعمل آورند.
و در صورت نیاز حمایتهای لازمه از این شخص بعمل آورید. بدینگونه این فرد سعی می کند، پیوسته، پاکیزگی و چیدمان را با کمک همکارانش در محدودة تعیین شده، حفظ کند.
۶-۴- پاداش دهی
جهت تشویق و ترقی افراد، با توجه به کوچکی و بزرگی محیط کار، یک یا چند نفر را بعنوان بهترین پاکیزه دار انتخاب کنید و با یک لوح تقدیر یا جایزه از وی قدردانی نمایید. تا رقابت سالمی بین بخش ۵S مختلف جهت رعایت پاکیزگی و چیدمان ایجاد شود.
۷-۴-حذف علل آلودگی
ممکن است پس از نظافت دیده شود که یک نقطه بطور غیر عادی کثیف شده است. به دنبال علت آن بگردید چون ممکن است مواردی همچون نشتی، باز بودن منافذ و …. باعث این آلودگی شده باشد. و تدبیر و روشی برای حذف علت آلودگی بکار برید تا محیط همیشه تمیز و مرتب باقی بماند.
گام پنجم از پنج گام اجرای نظام آراستگی محیط کار – فرهنگ سازی
در چهار گام قبلی فکر شما بیشتر متمرکز اجسام و اقلام بوده است و محیط کار را به یک نمایشگاه منظم و مرتب و تمیز تبدیل کرده و توجه‌تان به انسانها در حد متناسب بودن چیدمان با نحوه کار و فیزیک بدن آنها بوده است.
در گام پنجم، شما به سراغ فکر و اندیشه و باورهای افراد می روید. و کاری می‌کنید که همانند محیط، افکار و دیدگاههای آنها نیز تغییر کند و عادات نادرست قبلی را از بین برده و عادات پسندیده را جایگزین آن کنید و فرهنگ جدیدی را بوجود می آورید. برای این منظور باید مراحل زیر را طی کنید.
۱-۵-آموزش
با برگزاری جلسات کوتاه یا کلاس های آموزشی، راجع به پاکیزگی و اصول آن برای افراد به طور کامل صحبت کنید و چیدمان و قوانین و مقررات و وضعیت جدید بو جود آمده را کاملاً توضیح دهید تا همة افراد از وظایف و نحوة کار کرد جدید مطلع شوند و نقطه ابهامی در ذهن آنها باقی نماند.
۲-۵- تمرین عملی
پس از آموزش افراد باید به تمرین در محیط کار متحول شده بپردازند و نحوة درست انجام کارها را تمرین کنند. به سرعت بتوانند اقلام را پیدا کنند و پس از استفاده سر جای خودش برگردانند. و نظم و ترتیب را بخوبی بفهمند و عمل کنند.
۳-۵- ملکة ذهن شدن
افراد پس از آموزش و تمرین عملی، باید آنقدر این کارها را تکرار کنند تا فرهنگ پاکیزگی جزئی از پاورها و روش روتین زندگی شان شود. تا آنجا که حتی در زندگی مشخص و منزل نیز نظم و ترتیب فردی را رعایت کنند چون کمتر پیش می آید که فردی در محیط کارفرد انسانی کاملاً منضبط باشد ولی در محیط خانه سهل انگار و نامرتب باشد یا بالعکس.
افراد باید بگونه ای شوند که اتوماتیک وار، با مشاهدة یک چیز غیر ضروری با هماهنگی آنرا دور بریزند و اقلام ضروری جدید را بنحو مناسب و درهای مناسب بچینند و در روز در حین کار، محیط و اقلام تحت اختیارشان را تمیز کنند. بنحوی که، هر کس از دور نگاه کند، همه چیز را در یک وضعیت مرتب و منظم و تمیز ببیند و از این صحنه به وجد آید.
۴-۵- مشارکت
پس از آنکه تک تک افراد فرهنگ پاکیزگی در دل و جان آنها رسوخ کرد و نظافت و انضباط فردی را در محیط کار و زندگی شخصی انسان رعایت کردند. باید در مورد کار تیمی نیز به آنها آموزش داده شود. و همه متوجه شوند که پاکیزه نگهداشتن محیط کار، یک کار گروهی است و همة افراد باید هم کار کنند، باهم فکر کنند و با هم عمل کنند و با احترام و ادب اشکالات را به یکدیگر تذکر دهند و همه با هم در حفظ دستاوردهایشان بکوشند.
نکته قابل توجه این است که هر فرد باید نظم و پاکیزگی محدوده اش را رعایت کند و خود را به الگو تبدیل کند و در صورتیکه احیاناً برخی از افراد نظافت را رعایت نمی کنند، موجب دلسردی وی نشود. بلکه همانطور که آنها به ترویج فرهنگ کثیفی می پردازند. او نیز به ترویج فرهنگ پاکیزگی بپردازد. و حتی لحظه ای دست از این تلاش برندارد و مطمئن باشد که انسانها فطرتاً پاکیزگی را دوست دارند و بالاخره موفق خواهد شد.
۵-۵- کنترل
علاوه بر آموزش و تمرین و تکرار باید افراد را کنترل کنید و از درک کامل اصول وعمل درست به آنها توسط افراد مطمئن شوید. و در صورت نیاز آموزش ها و تمرین ها را آنقدر تکرار کنید که اصول پاکیزگی جزئی از وجود آنها شود
و اگر لازم است به پاداش دهی و تشویق افراد نمونه بپردازید تا انگیزه انسان بیشتر شود.
پایان
پس از مطالعه دقیق مقاله پنج گام اجرای نظام آراستگی محیط کار ، می توانید آنرا در محیط کار منزل، اتاق، میز کار خودتان و …. اجرا کنید و با طی پنج گام آن تجربة خوبی بدست آورید. سپس این تجربه را در مقیاس بزرگتر اجرا کنید و رفته رفته با جزئیات کار آشنا شوید و در این زمینه متخصص و صاحبنظر شوید.
جهت مطالعه بیستر در این خصوص به سایت زیر مراجعه نمایید.
