ابعاد پنجگانه نظام آراستگی
Seiri-1 (جدا کردن غیرضروری ها از ضروری ها)
اولینن مرحله از ابعاد پنجگانه ۵S جدا کردن غیرضروری هاست. از ضروری هاهدف جداکردن، مدیریت اولویت ها و مبارزه باعلل مسائل ومشکلات است.
در این مرحله، تشخیص اقلام ضروری از غیرضروری و دور کردن غیرضروری ها ازمحیط کار و تعمیرات جزیی و برطرف ساختن نواقص صورت می گیرد. اشیاء غیر ضروری لزوما اشیاء بی فایده وبی مصرفی نیستند. اما دلیل وضرورتی برای نگه داشتن آنها در محیط وجود ندارد. بنابراین برای هرکدام برحسب فایده ای که دارند، تصمیم گیری می‌شود.
تصمیم ممکن است بخشیدن به دیگران، فروختن، بازیافت، دور انداختن یا ذخیره کردن در مکانی دور تر باشد. برای تشخیص اقلام ضروری از غیرضروری باید ملاک‌هایی درنظرگرفته شودو براساس آنها تفکیک صورت گیرد.
به طور کلی مبارزه باعلل آلودگی، جلوگیری ازنشت ها و تعمیرخرابی ها، ساماندهی انبار ها و حذف گرد وغبار ازفعالیت های اساسی این مرحله اند. اجرای این مرحله به دلیل تأثیر زیادی که بر روی مراحل بعدی دارد مهمترین مرحله محسوب می شود.
۲-Seiton (نظم و ترتیب)
پس ازجداکردن ضروری‌ها ازغیرضروری ها و دورکردن غیرضروری‌ها ازمحل کار، آنچه باقی می‌ماند بایددر وضعیتی سامان یافته ومرتب استقراریابد. هدف ازاجرای این مرحله «استقرارمنظم ومرتب ماشین‌ها واشیا به گونه ای است که اشیاء موردنیازدرزمان موردنظروبه مقدارموردنظردردسترس باشد. »
نتیجه اجرای این اصل یعنی ساماندهی محیط کار وابزارها و لوازم و پوشه ها و… دستیابی سریع به آنها است. بنابراین حذف زمان تلف شده برای جستجوی اشیاءهدف مرحله دوم است.
برای سازمان‌دهی اشیالازم است جای مناسبی برای اشیا در نظر گرفته شود. یکی از راه های مرتب کردن وجای دهی مناسب اشیانام گذاری آنهااست. نامی برای هر شیءونامی برای جای نگهداری آنها.
نظم وترتیب دادن به تابلو های اعلانات، پوشه ها، پلاکادرها، تهیه نام اتاق ها وتهیه تابلو های نشان دهنده مسئولیت افراد. نظم وترتیب درون کمد ها و میزها و فایل ها، مرتب کردن و چیدمان مرتب اتاق ها و انبارها وکارگاه ها ودفترها وکتاب های کتابخانه.
ذخیره سازی مناسب اطلاعات درو ن رایانه ها و… ازجمله فعالیت هایی است که در اجرای این مرحله صورت می گیرد.
۳-Seiton (سپیدی وپاکیزگی)
گام سوم از ابعاد پنجگانه نظام آراستگی پس ازآن که اشیاءغیرضروری ازمحل کار خارج شدند واشیاءضروری درجای خودقرارگرفتند، نوبت به پاکیزه کردن وپ اکیزه نگهداشتن آنها می رسد.
مرحوم کاشانی (۱۳۸۲)می نویسد : «این« سین» شاید به دلایل گوناگون یکی از مهم ترین معیارهای نظام باشد. این معیار به همه چیز و همه کس وهمه جامربوط می شود. پاکیزگی یعنی پاکیزگی انسان، ماشین وابزار ومواد و محیط کار. »
پاکیزه سازی وظیفه ای عمومی است وهرکس در هر سطحی از سازمان که قرار داشته باشد پاکیزه سازی جزیی از وظایف او محسوب می شود. برای پاکیزه سازی مسئولیت ها و وظایف افراد باید روشن شود.
نکته ای که نباید از نظر دور بماند اقدام به پاکیزه سازی همه جا است نه فقط جاهایی که بیشتر در در معرض دید قرار دارند. حذف آلودگی ها و گرد و غبار از محیط کار باید به صورت کامل صورت گیرد.
پاکیزه سازی نوعی بازبینی نیز محسوب می شود. در هنگام پاکیزه‌سازی اشکال‌های جزیی آشکار می‌شود، گم‌شده‌ها پیدا می‌شوند ونیاز های تعمیراتی جزیی مشخص می‌شوند.
۴-Seiketsu (سعی درحفظ وضع مطلوب)
آیایک بارجداکردن ومرتب کردن وپاکیزه ساختن کافی است.؟روشن است که برای داشتن محیطی ایده آل وآراسته بایستی پیوسته و بابرنامه ای مشخص اقدام کرد. هدف ازاجرای این مرحله، نگهداری همه چیزدر وضعیتی سامان یافته، مرتب وپاکیزه حتی در زمینه های شخصی است. تدوین و نوشتاری کردن روش ها و تهیه بروشورها و دفترچه های راهنما ازجمله کارهای ضروری است.
برای داشتن وضعیتی مطلوب استانداردکردن روش ها ضرورت دارد. هر سازمانی می تواند استانداردهایی برای خود تعریف کند. برای این کار لازم است چند اقدام صورت گیرد.
اولین گام یافتن روش هایی است که باید استاندارد شوند.
گام دوم توافق با افراد برای اجرا است.
گام سوم انتشار استانداردها است.
گام چهارم اجرای استانداردها و
گام پنجم بهبود آنها است.
تهییه تقویم و سر رسید های فعالیت ها و تکرار سه مرحله پیشین سبب می شود که وضعیت ایجاد شده محفوظ بماند و بازگشت به وضعیت قبل اتفاق نیفتد.
از روش های مؤثر در اجرای این مرحله “به کار گیری مدیریت دیداری است. مدیریت دیداری یعنی کاری کنیم که ایراد ها و مشکلات به راحتی خود را نشان بدهند وتوسط افراد سازمان و مراجعه کنندگان به راحتی قابل تشخیص باشند. و افراد برای بیان ونشان دادن اشکال ها نه تنها مورد بی مهری قرار نگیرند بلکه از آنها به خاطر لطفی که کرده اند وفرصت های بهبود را نشان داده اند قدر دانی شود.
۵-Shitsuke (فرهنگ سازی و انضباط کاری)
مهمترین مرحله از ابعاد پنجگانه نظام آراستگی ، فرهنگ سازی و انضباط است . یعنی، تمرین تا جایی که افرادبه طورطبیعی کارشان رادرست انجام دهند. دراین مفهوم انضباط مساوی با تغییرعادت های نادرست و ایجادعادت‌های مطلوب‌است. «سازمان یافتگی وانضباط چیزی است که شما درارتش و پادگان‌های نظامی می‌توانید نشانه‌های ظاهری آن‌ابه خوبی ببینید. گاهی در اهمیت این «سین» آنقدرتاکید می‌شود که می‌گویندنظام آراستگی باادب ونزاکت آغاز می شود و باآن پایان می‌یابد.
پرداختن به ظواهر وزیبا سازی فضا و تمرین های مختلف مربوط به رعایت نظم، زمان و آمادگی برای رویا رویی با حوادثی چون آتش‌سوزی و زلزله، تدوین دفترچه‌های راهنما از فعالیت‌های مهم این‌مرحله است.
مشارکت همگانی اعم از کارکنان و دانش‌آموزان و اولیا در فعالیت‌های مربط به نظام آراستگی و فرهنگ سازی و ایجاد عادت‌های صحیح در کارکنان ودانش آموزان مهمترین هدف و ملاک برای موفقیت استقرار نظام‌آراستگی در مدرسه است.
به عبارت دیگر هنگامی می‌توانیم ادعا‌کنیم که نظام آراستگی در مدرسه استقرار یافته‌است که دانش‌آموزان وکارکنان آگاهانه و به طور‌مستمر نظام آرستگی را اجرا‌نمایند.
S5 مفاهیم و روش های لازم برای داشتن یک محیط مطلوب را در چارچوب نظامی روشن و به هم پیوسته ارائه می دهد. این اصول ساده و منطقی در اجرا چندان ساده نیستند و برای اجرای آنها همت و تلاشی گسترده لازم است. و قبل از همه تعهد مدیر ارشد سازمان برای اجرای آن و تلاش و مشارکت همه اعضا. روش اجرای S5 در سازمان های مختلف متفاوت است و هر سازمانی با توجه به شرایط و موقعیت و نوع کار خود می تواند با حفظ اصول روش های خاص خود را طراحی کند.
جهت مطالعه بیستر در این خصوص به سایت زیر مراجعه نمایید.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگو شرکت کنید؟نظری بدهید!