پنج گام اجرای نظام آراستگی محیط کار

گام اول از پنج گام اجرای نظام آراستگی محیط کار – دور ریزی

در محیط کار، چون افراد سرگرم کار هستند، با گذشت زمان رفته رفته محیط کار شلوغ می‌شود و افلام زیادی در آن انباشته می‌شود. در نتیجه، تمیز کردن، چیدن و مرتب کردن آنها نیز مشکل‌تر و وقت‌گیرتر می‌شود. و هر روز بر بی نظمی و کثیفی محل کار اضافه می شود. و این امر همچون باتلاقی تمام افراد را در خود فرو می برد. و انگیزه‌ها و روحیه‌ها را کاهش می‌دهد و وضع را بدتر می‌کند. در این شرایط اولین و مفیدترین کار، دور ریختن اقلام غیرضروری و خلوت‌سازی است. مراحل برداشتن این گام ذیلاً آورده شده است.

۱-۱- تعیین گسترة عملیات

با توجه به نوع فعالیت، محیط کار می‌تواند خیلی‌بزرگ و پیچیده، متوسط و یا کوچک باشد. لذا ابتدا باید بخش کوچکی از محیط‌کار انتخاب شود. و حتی بهتراست اول از دفترکار، میزکار یا ابزار و وسایل خودتان شروع کنید. چون بدلیل آشنایی کامل با آن‌بخش، سریع تر  و راحت‌تر می‌توانید ۵S را در آن‌جا اجرا کنید. پس آن نقطه را الگویی برای دیگر قسمت‌ها قرار دهید و الگوی بدست آمده در این بخش را در دیگر مکان ها بکار ببرید.
بنابراین ابتدا، محدوده و گستر، مناسب را کاملاً مشخص کنید و تمام فکر و انرژی‌تان را در آن‌بخش متمرکز کنید.

۲-۱- آموزش افراد

پس از انتخاب گسترة عملیات؛ ابتدا مفاهیم نظام آراستگی محیط کار  را چند بار بخوانید تا آنهارا بخوبی درک کنید. پس برای اشخاصی که در آن محدوده کار می کنند یک جلسه آموزشی تشکیل دهید و اصول، را برای آنها توضیح دهید. تا همگی، با روش‌کار آشنا شوند. و نقطه ابهامی برای آنها باقی نماند. با آغاز کار افراد با ذهن باز آماده همکاری با شما می‌شوند و پیشنهادهای سازنده ای به شما ارائه می‌دهند.

۳-۱- شناسایی و جدا سازی اقلام ضروری و غیر ضروری

پس از آموزش، شما می‌توانید با همکاری افراد یا مسئول قسمت انتخاب شده تمام گوشه و کنارها، کمدها، قفسه ها و نقاط را دقیق بگردید. و تمام وسایل موجود در محل را از نزدیک ببینید و در صورت نیاز لیستی از آنها تهیه کنید. سپس با مشورت با ایشان، اقلامی که برای انجام کارشان مورد نیاز و ضروری است را مشخص کنید. و در محیط کار باقی بگذارید. و اقلامی که متعلق به دیگران یا قسمت‌های دیگر است یا غیر‌ضروری هستند. را مشخص کنید و در یک مکان آنها را جمع آوری کنید ویا در صورت نیاز بر چسب‌گذاری و علامتگذاری کنید.

۴-۱- دور ریختن اقلام غیر ضروری

در این مرحله، اصل بر رهاسازی از غیرضروری هاست. زیرا زیان نگاهداشت آنها به مراتب بیشتر از فواید احنمالی‌شان می‌باشد. نمونه هایی از اقلام غیر ضروری عبارتند از، مواد خارج از رده، مواد تاریخ مصرف گذشته، لوازم شکسته و فرسوده، وسایلی که سالی یک‌بار هم استفاده نمی‌شود. در اینجا با مشورت افراد یا مدیریت باید تصمیم قاطعی برای اقلام غیر‌ضروری و متعلق‌به دیگران اتخاذ‌شود.

اقلامی که مطلقاً غیرضروری هستند و  استفاده نمی‌شوند را بلافاصله دور بریزید و خود را  از شر آنها خلاص‌کنید.  مواردی که متعلق به دیگران یا قسمت های دیگر است را به خودشان بدهید. تا در مورد نگهداری یا دور ریختن آن تصمیم بگیرند و یا زمانی که نوبت اجرای ۵S به آن قسمت رسید در مورد آنها تصمیم‌گیری شود.

با طی این‌مرحله، تمام افراد، بلافاصله مشاهده می‌کنند که چقدر محیط‌کارشان خلوت شده‌است و احساس آرامش بیشتری می‌کنند.

۵-۱- جلوگیری از انباشت غیر ضروری ها

پس ازاینکه، افراد با تلاش توانستند از شر اقلام غیرضروری راحت شدند، باید از این به بعد مراقب باشند که از ورود و انباشت اقلام غیرضروری در محیط کارشان جلوگیری کنند. و بطور اتوماتیک هر گاه چیزی دیگر مورد استفاده واقع نشده و یا اضافی بود، با هماهنگی‌های لازمه آنرا از محیط‌کار خارج کنند. و یا دور‌بریزند و همیشه فقط اقلام ضروری و مورد نیاز را در محل مشخص‌شده بگذارند و فضای خلوت ایجاد شده را حفظ کنند و از آن لذت ببرند.

 

 گام دوم از پنج گام اجرای نظام آراستگی محیط کار – چیدمان

پس از خارج کردن تمام اقلام غیرضروری از بخش تعیین شده، نوبت به چیدن اقلام‌ضروری باقی مانده به گونه‌ای کارآمد می‌رسد. جوهره چیدمان این‌است که  برای هر چیز جایی و هر چیز سر‌جای خودش باشد. یعنی باید برای هر یک اقلام‌ضروری، یک‌جای مناسب و مشخص طراحی شده و در‌نظر گرفته شود. و محل آن نیز کاملاً مشخص باشد. به گونه ای که حتی یکی از اقلام ضروری بدون جای معین باقی نماند. و تمام افراد بدانند پس از استفاده، هر چیز را باید کجا قرار دهند. هنگام چیدمان باید نکات ذیل را مد نظر قرار دهید تا به بهترین نتیجه برسید.

۱-۲-تحلیل وضع موجود

ابتدا باید با‌بررسی و تفکر و با پرس و جو از افراد، دقیقاً علل چیدمان موجود در محیط‌کار را پیدا‌کنید. متوجه شوید که آیا برای این نوع چیدمان دلیل ویژه و قابل قبولی دارند یا خیر.

این‌کار به شما کمک می‌کند که دلایل و محدودیت‌های چیدمان موجود را بخوبی درک‌کنید و با جزئیات‌کار آشنا‌شوید. و هنگام طراحی چیدمان جدید، نکات مهم آنرا در نظر داشته باشید. و از هر گونه دوباره کاری و اتلاف وقت جلوگیری بعمل آورید.

۲-۲- دوری و نزدیکی اقلام به محل استفاده

یکی از موارد اتلاف وقت در محیط کار، رفت و آمد و جابجایی بیهوده می‌باشد. که موجب خستگی افراد می‌شود. و زحمتی است که هدر می‌رود و هیچ سودی عایدی هیچکس نمی‌شود.

برای کاهش و حذف این جابجایی، هنگام چیدمان دقت‌کنید. هر‌چه نیاز به استفاده از اقلام بیشتر باشد. باید به محل استفاده نزدیکتر باشد و هر چه نیاز کمتر است باید از محل‌استفاده دورتر قرار گیرد.

۳-۲- حذف زمان جستجو

یکی‌دیگر از موارد اتلاف وقت در محیط کار، زمان جستجو برای یافتن اقلام مورد‌نیاز است. یعنی افراد برای یافتن ابزار یا شیء مورد‌نیازشان باید به این سو و آن سو بروند. و تمام قفسه ها و کمدها و کشوها را بررسی کنند تا بالاخره بعد از چند دقیقه و گاهاً چند ساعت آنرا بیابند.

شما در چیدمان باید به گونه‌ای عمل‌کنید که این زمان جستجو حذف شود. و کلیة اقلام ضروری، کاملاً آشکار و نمایان‌باشند و در صورت امکان پوشش ها و درهای کمدها و قفسه ها برداشته شود. وهمه چیز همانند یک ویترین سوپر مارکت مشخص و آشکار باشد. و هر که اراده کرد به سرعت، با اندک نگاهی موارد مورد نیاز خودش را پیدا کند و پس از استفاده به راحتی سر‌جایش برگرداند.

۴-۲- زیبایی

هنگام چیدمان علاوه بر سهولت دسترسی و حذف زمان‌جستجو زیتایی را در نظر‌بگیرید تا محیط کار شیک و قشنگ شود. و دلپذیری آن باعث افزایش روحیه افراد شود.

۵-۲- چیدمان اقلام بزرگ

هنگام چیدمان، ابتدا کارتان را از اقلام درشت و از دورترین محل‌ها آغاز کنید، چون معمولاً کم مصرف‌ترین‌ها آنجا قرار می گیرند. وقتی که اقلام بزرگ و دورتر، مرتب و منظم شدند و جای مناسب خود را پیدا کردند. آنگاه شما راحت‌تر می‌توانید جای‌مناسب اقلام پر‌مصرف را در نزدیک محل استفاده تعیین کنید. و بدین ترتیب کار را سریعترانجام دهید.

۶-۲- بهینه سازی مکان و فضا

گاهی یک محیط کار، فضای بزرگی دارد و مضیقه‌ای از نظر جا وجود ندارد و بدون زحمت می توان اقلام مورد‌نیاز را در‌آن چید. ولی گاهی محیط‌کار کوچک است و شما باید دقت و وسواس بیشتری هنگام چیدمان به خرج دهید و از خود ابتکار نشان‌دهید. تا حداکثر استفاده را از مکان بعمل آورید. نکات ذیل می‌تواند کمک برای ایده های اولیة شما باشد.

– مکان را برای انبار و ذخیره سازی اقلام اختصاصی در نظر بگیرید.

– مکان را برای انبار و ذخیره سازی اقلام مشترک در نظر بگیرید.

– ظروف کوچکی برای ساماندهی اقلام کوچک مد نظر قرار دهید.

– اگر نیاز است بجای اینکه قفسه ها را روی زمین بگذارید که دست و پا گیر باشد، روی دیوارها نصب کنید.

– از صندلی‌های جمع و جور یا تاشو استفاده کنید.

– اقلام مشابه را با یکدیگر در یک مکان مشخص نگهداری کنید.

– اصلاحات لازمه برای تغییر شکل اقلام یا مکان آنها، مانند کوتاه کردن میز، … انجام دهید.

۷-۲-مشورت با افراد

هنگام چیدمان، با افراد بخش انتخاب‌شده مشورت کنید و نظرات و پیشنهادات آنها را درنظربگیرید. دلایل و هدفتان را از تغییر چیدمان برای آنها بازگو کنید.

مشورت، به همکاری و ارائه پیشنهادات مفید و سازنده از سوی افراد کمک شایانی می‌کند. وگرنه ممکن است شما به یک چیدمان برسید که افراد در آن راحت نیستند و آنرا نمی‌پذیرند. و با آن به مبارزه بر می خیزند. و عملاً تمام زحمات و تلاش شما ازبین می‌رود و ارائه کار   مختل می‌شود.

۸-۲- نامگذاری و نشانه گذاری

پس از بررسی‌ها، مشورت‌ها، جابجا کردن‌ها، طراحی‌ها و … در‌نهایت به یک چیدمان مناسبی می‌رسید. که از نظرزمان و مکان و تمام موارد بهینه سازی شده است. پس از تصویب نهایی چیدمان جدید، در صورت نیاز اصلاحات و تغییرات لازمه را انجام دهید. و در پایان برای اقلام و مکان نگهداری آنها ساده‌ای انتخاب‌کنید وبه طور موقت روی آنها برچسب‌گذاری و نشانه‌گذاری کنید. تا در صورت نیاز بعداً این نام ها یا علامت‌ها را روی تابلوهای مناسب نوشته و نصب کنید تا دائمی شود.

گام سوم از پنج گام اجرای نظام آراستگی محیط کار – پاکیزه سازی

پس از چیدمان مناسب اقلام ضروری، مانند خانه تکانی اول عید باید تمام گوشه و کنارهای محیط کار و تمام اقلام ضروریپاکیزه شوند. تا آنجا که همه چیز از تمیزی برق بزند و هیچ چیزی و هیچ جایی کثیف باقی نماند. برای برداشتن این گام مراحل زیر را باید طی کنید:

۱-۳- تعیین اقلام نیازمند پاکیزگی:

با توجه به کوچکی یا بزرگی محیط کار، ممکن است مواردی که باید تمیز شوند کم یا زیاد باشند. لذا ابتدا با جستجو و بررسی محیط کار، مکان ها و اقلامی که نیاز به پاکیزگی دارند را مشخص کنید.

۲-۳- الویت بندی

پس از تعیین اقلام، با توجه به میزان کثیفی و امکانات و شرایط و مشورت با افراد، مواردی که نیاز به نظافت دارند را اولویت بندی کنید و ترتیب کار رامشخص کنید.

۳-۳-تعریف حد پاکیزگی

با توجه به وقت و هزینه و وضعیت اقلام و محیط کار، شما باید حد و استانداری را برای تمیزی در نظر بگیرید. که مثلاً تمیزی در حد عالی، خوب یا متوسط باشد. بدیهی است با توجه به حد مشخص شد. زمان و انرژی لازم برای پاکیزگی متفاوت است. برای مثال، تمیزی در حد عالی نیاز به صرف وقت و هزینه بیشتری نسبت به تمیزی در حد متوسط دارد.

۴-۳- تهیة برنامة زمانبندی شده

با توجه به اولویت بندی و حد پاکیزگی مشخص شده، باید یک برنامة مدون و زمانبندی شده برای نظافت تهیه کنید که مدت زمان نظافت هر جزء بخوبی در آن مشخص شده باشد. این برنامه برای هر محیط کاری متفاوت است. مثلاً در یک کارگاه کوچک، نظافت می تواند یکروز، انجام شود ولی در یک کارخانه بزرگ ممکن است چند ماه هم  به طول انجامد لذا با توجه به شرایط و محدودیت ها، این برنامه باید تهیه شود.

۵-۳- عملیات تمیز کاری

ترجیحاً با کمک افراد های مکان و تقسیم کار بین آنها، طبق برنامه زمانبندی شده به نظافت محیط کار و اقلام ضروری بپردازید. چون بدلیل زحمتی که برای نظافت کشیده اند، کمتر آنرا کثیف می‌کنند و محل کار را مانند خانه خود می بینند. عملیات تمیز کاری ممکن است شامل جارو کردن، دستمال کشیدن، شستن، ضد عفونی کردن، با کاردک تراشیدن، ساییدن، برس زدن، صیقلی کردن،رنگ آمیزی کردن و… باشد. بهر حال با هر روش ممکن، باید محیط کارو وسایل کاملاً تمیز شود و بدرخشد.

۶-۳- رفع نواقص گام اول و دوم

در حین پاکیزه سازی مرتباً نواقص پیش آمده در دو گام اول و دوم مشخص می شود. ممکن است نیاز به دور ریزی برخی اقلام و یا تغییر و اصلاح در جا و مکان احساس شود. در این صورت باید اقدامات لازم برای رفع این نواقص را انجام دهید.

گام چهارم از پنج گام اجرای نظام آراستگی محیط کار – حفظ و نگهداری

با برداشتن سه گام قبلی، اکنون محیط کار به یک وضعیت، آراسته، تمیز دلپذیر و آرامش بخش تبدیل شده است. ولی اگر وضع را به همین منوال رها‌کنید و دست از تلاش بردارید، پس از اندک زمانی، دوباره عقب گرد می‌کنید و به وضعیت ناسامان، آشفته و کثیف قبلی و حتی بدتر از آن بر می‌گردید. لذا باید به‌هر روش ممکن این وضعیت جدید و پاکیزه را حفظ کنید. برای این منظور اقدامات زیر کمک زیادی در حفظ و نگهداری پاکیزگی می کند.

۱-۴- نصب نام و جای اقلام

پس از چیدمان و تمیز کاری باید برای اقلام ضروری و جای آنها نام‌های ساده و قابل فهمی انتخاب شود. و روی بر چسب، پلاک‌برنجی، پلاک فلزی، کاغذ، این نام‌ها نوشته شده و در جای مناسب خودش نصب‌شود. به گونه‌ای که هر فردی حتی اگر تازه وارد باشد. به محض ورود، با خواندن این نام‌ها و جای آنها، بتواند هر چیز را سر جای خودش قرار دهد. و در هر‌لحظه با یک نگاه همه متوجه شوند که آیا همة اقلام سر جایشان هستند. یا خیر.

با انجام این کار می توانید از آشفتگی و در هم ریختگی جلوگیری کنید و محیط را آراسته و تمیز نگهدارید.

۲-۴- خط کشی و علامت گذاری با رنگ

با رنگهای مناسب و با خط کشی یا علامت گذاری در کف سالن به دفتر اتاق، دیوار راهرو، میزکار… می‌توانید جای اقلام رسید رفت و آمد را مشخص کنید. و از هرج و مرج و برگشت به حالت اول جلوگیری کنید.

۳-۴- نصب تابلوهای ایمنی

در صورت تمایل می‌توانید تابلوهای ایمنی خطر، احتیاط، مواد خطرناک، مواد سمی و… را در مکان‌های مناسب نصب کنید. و محیط را ایمن تر و چشم نوازتر به نمایش بگذارید.

۴-۴- نصب دستورالعمل

می توانید دستورالعمل های لازم و نکات خاص نگهداری و مراقبت، موارد احتیاط، یادآوری ها و… را برای هریک از اقلام تهیه کنید و در صورت امکان نزدیک دستگاهها یا روی دیوار آویزان کنید. به گونه ای که هر فردی به محض مطالعه آنها بداند باید چکار کند و از سر در گمی در آید و از امکان اشتباه بکارگیری وسایل جلوگیری شده و یا از روش نظافت و تمیزکاری مطلع شود.

۵-۴- تعیین مسئول

بهترین فردی که کاملاً نظام ۵S را فهمیده است و بکار برده است و به تمیزی و آراستگی علاقه نشان داده است را بعنوان مسئول پاکیزگی و ۵S انتخاب کنید و در یک جلسه، برای تمام افراد آن گستره تفهیم کنید که باید همکاری های لازمه را با این فرد بعمل آورند.

و در صورت نیاز حمایتهای لازمه از این شخص بعمل آورید. بدینگونه این فرد سعی می کند، پیوسته، پاکیزگی و چیدمان را با کمک همکارانش در محدودة تعیین شده، حفظ کند.

۶-۴- پاداش دهی

جهت تشویق و ترقی افراد، با توجه به کوچکی و بزرگی محیط کار، یک یا چند نفر را بعنوان بهترین پاکیزه دار انتخاب کنید  و با یک لوح تقدیر یا جایزه از وی قدردانی نمایید. تا رقابت سالمی بین بخش ۵S مختلف جهت رعایت پاکیزگی و چیدمان ایجاد شود.

۷-۴-حذف علل آلودگی

ممکن است پس از نظافت دیده شود که یک نقطه بطور غیر عادی کثیف شده است. به دنبال علت آن بگردید چون ممکن است مواردی همچون نشتی، باز بودن منافذ و …. باعث این آلودگی شده باشد. و تدبیر و روشی برای حذف علت آلودگی بکار برید تا محیط همیشه تمیز و مرتب باقی بماند.

گام پنجم از پنج گام اجرای نظام آراستگی محیط کار – فرهنگ سازی

در چهار گام قبلی فکر شما بیشتر متمرکز اجسام و اقلام بوده است و محیط کار را به یک نمایشگاه منظم و مرتب و تمیز تبدیل کرده و توجه‌تان به انسانها در حد متناسب بودن چیدمان با نحوه کار و فیزیک بدن آنها بوده است.

در گام پنجم، شما به سراغ فکر و اندیشه و باورهای افراد می روید. و کاری می‌کنید که همانند محیط، افکار و دیدگاههای آنها نیز تغییر کند و عادات نادرست قبلی را از بین برده و عادات پسندیده را جایگزین آن کنید و فرهنگ جدیدی را بوجود می آورید. برای  این منظور باید مراحل زیر را طی کنید.

۱-۵-آموزش

با برگزاری جلسات کوتاه یا کلاس های آموزشی، راجع به پاکیزگی و اصول آن برای افراد به طور کامل صحبت کنید و چیدمان و قوانین و مقررات و وضعیت جدید بو جود آمده را کاملاً توضیح دهید تا همة افراد از وظایف و نحوة کار کرد جدید مطلع شوند و نقطه ابهامی در ذهن آنها باقی نماند.

۲-۵- تمرین عملی

پس از آموزش افراد باید به تمرین در محیط کار متحول شده بپردازند و نحوة درست انجام کارها را تمرین کنند.  به سرعت بتوانند اقلام را پیدا کنند و پس از استفاده سر جای خودش برگردانند. و نظم و ترتیب را بخوبی بفهمند و عمل کنند.

۳-۵- ملکة ذهن شدن

افراد پس از آموزش و تمرین عملی، باید آنقدر این کارها را تکرار کنند تا فرهنگ پاکیزگی جزئی از پاورها و روش روتین زندگی شان شود. تا آنجا که حتی در زندگی مشخص و منزل نیز نظم و ترتیب فردی را رعایت کنند چون کمتر پیش می آید که فردی در محیط کارفرد انسانی کاملاً منضبط باشد ولی در محیط خانه سهل انگار و نامرتب باشد یا بالعکس.

افراد باید بگونه ای شوند که اتوماتیک وار، با مشاهدة یک چیز غیر ضروری با هماهنگی آنرا دور بریزند و اقلام ضروری جدید را بنحو مناسب و درهای مناسب بچینند و در روز در حین کار، محیط و اقلام تحت اختیارشان را تمیز کنند. بنحوی که، هر کس از دور نگاه کند، همه چیز را در یک وضعیت مرتب و منظم و تمیز ببیند و از این صحنه به وجد آید.

۴-۵- مشارکت

پس از آنکه تک تک افراد فرهنگ پاکیزگی در دل و جان آنها رسوخ کرد و نظافت و انضباط فردی را در محیط کار و زندگی شخصی انسان رعایت کردند. باید در مورد کار تیمی نیز به آنها آموزش داده شود. و همه متوجه شوند که پاکیزه نگهداشتن محیط کار، یک کار گروهی است و همة افراد باید هم کار کنند، باهم فکر کنند و با هم عمل کنند و با احترام و ادب اشکالات را به یکدیگر تذکر دهند و همه با هم در حفظ دستاوردهایشان بکوشند.

نکته قابل توجه این است که هر فرد باید نظم و پاکیزگی محدوده اش را رعایت کند و خود را به الگو تبدیل کند و در صورتیکه احیاناً برخی از افراد نظافت را رعایت نمی کنند، موجب دلسردی وی نشود. بلکه همانطور که آنها به ترویج فرهنگ کثیفی می پردازند. او نیز به ترویج فرهنگ پاکیزگی بپردازد. و حتی لحظه ای دست از این  تلاش برندارد و مطمئن باشد که انسانها فطرتاً پاکیزگی را دوست دارند و بالاخره موفق خواهد شد.

۵-۵-  کنترل

علاوه بر آموزش و تمرین و تکرار باید افراد را کنترل کنید و از درک کامل اصول وعمل درست به آنها توسط افراد مطمئن شوید. و در صورت نیاز آموزش ها و تمرین ها را آنقدر تکرار کنید که اصول پاکیزگی جزئی از وجود آنها شود

و اگر لازم است به پاداش دهی و تشویق افراد نمونه بپردازید تا انگیزه انسان بیشتر شود.

پایان

پس از مطالعه دقیق مقاله پنج گام اجرای نظام آراستگی محیط کار ، می توانید آنرا در محیط کار منزل، اتاق، میز کار خودتان و …. اجرا کنید و با طی پنج گام آن تجربة خوبی بدست آورید. سپس این تجربه را در مقیاس بزرگتر اجرا کنید و رفته رفته با جزئیات کار آشنا شوید و در این زمینه متخصص و صاحبنظر شوید.

جهت مطالعه بیستر در این خصوص به سایت زیر مراجعه نمایید.

https://www.5s-system.com

آشنایی با نظام آراستگی محیط کار

عبارت « پنج اس » ۵براساس حروف ابتدای پنج واژه ژاپنی انتخاب شده است:
ساماندهی Seiri
پاكیزه سازی Seiso
نظم و ترتیب Seiton
استانداردسازی Sekitsu
انضباط Shitsuke

آشنایی با نظام آراستگی محیط کار : ۵S یا نظام آراستگی محیط کار منجر به پیشگیری از حوادث و افزایش بهره وری می گردد. شاید بهتر باشد بگوییم هدف نهایی ۵S پیشگیری از اتلاف است.

این نظام نخستین بار توسط ژاپنی ها به اجرا در آمد و نام این نظام هم تشکیل شده از پنج S است که در ادامه به تشریح پنج S  خواهیم پرداخت . قبل شروع بحث بهتر است یه این نکته اشاره شود که ۵S پیش شرط اجرای موفقیت آمیز سایر سیستم ها  و مدلها می باشد و مزیت آن این است که در همه جا قابل پیاده سازی است.

مقدمه

اجرای  ۵S برای رسیدن به هدف های متعددی اجرامی شود.برخی از مهم ترین هدف‌ها عبارتند از ایمنی و بهداشت ، بهره وری ، صرفه جویی در هزینه ها ،کیفیت و پیشگیری از خرابی ها در محیط هایی که بااجرای نظام آراستگی مدیریت می شوند.

اشیا زاید و غیر ضروری وجود ندارد و اقلام موجود با نظمی خاص مرتب می شوند و این امرتا حد زیادی موجب صرفه جویی و ایمنی محیط خواهد شد . اجرای منظم مراحل نظام آراستگی محیطی پاکیزه وبهداشتی رافراهم می آورد و از همه مهم ترتلاش برای ایجاد عادت های صحیح درکارکنان مهم ترین عامل درتحقق محیط های آراسته است واین مهم دراجرای بند پنجم حاصل خواهدشد. وجودمحیطی سامان یافته ازلوازم تولید یاارائه خدمات باکیفیت است.

از ضرورت های مقدم بودن اجرای این نظام می توان به نمونه های زیر اشاره گردد:

سرعت دستیابی افزایش می یابد
نتایج برای همه ی افراد قابل درک است .
محیط کاری تمیز و سازمان یافته خواهد شد .
عمر وسایل و آلات کار افزایش می یابد
هزینه پیاده سازی پایین

پیشینه

شروع چنین حرکتی را به ژاپن نسبت می دهند اما امروزه بسیاری از کشور ها ، این نظام را به اجرا در آورده اند. به ویژه کشور سنگاپور که نظام آراستگی را به عنوان یک نهضت ملی شروع کرده است .
سيستمي تحت عنوان ۵S ، براي اولين بار بعد از جنگ جهاني دوم ، در ژاپن شكل گرفت . ولي ايده اوليه اين سيستم ، ژاپني نمي باشد . ژاپني ها با الگو برداري از برخي صنايع آمريكايي و اروپايي و پس از توسعه و سيستماتيك نمودن آن ،  اين ۵S  را ارايه نمودند .
الگوهاي اوليه اي كه مورد استفاده ژاپني ها قرار گرفت شامل سه دسته از صنايع آمريكايي و اروپايي مي باشد .

دسته اول صنايعي مي باشند كه رعايت بهداشت ، تميزي ونظم از زير ساختهاي اساسي آن مي باشد ، مانند صنايع بهداشتي و دارويي يا صنايع ميكروالكترونيك كه عموما نيازمند محيطي تحت عنوان اتاق تميز يا  ” Clean Room ” مي باشند.

دسته دوم ، سازمانهاي خدماتي مانند هتل ها ، سوپر ماركتها ، كتابخانه ها و مراكز تفريحي را در بر مي گيرد . در اين سازمانها ، مشتري با محيط سازمان تماس مستقيم و نزديك دارد. حساسيت بالاي مشتريان اينگونه از سازمانها به تميزي، نظم و سرعت‌پاسخگويي به  خواسته‌هايشان، موجب مي‌شود كه اين سازمانها براي بقا و رقابت ناچار باشند كه اصول‌خاصي را رعايت‌نمايند.

بطور كلي در آمريكا رعايت اينگونه از اصول ( چه اجبار قانوني باشد و چه الزام عرفي و صنفي ) در زمينه‌هايي كه مرتبط با بهداشت و سلامتي انسانها مي باشد.     ” خانه داري خوب .. يا “Good House Keeping” ناميده مي شود .

دسته سوم ، شامل سازمانهاي پيشرويي مي‌باشند كه به اهميت مباحثي مانند انسان – ماشين، انسان – كار و انسان  –  محيط توجه خاصي نموده و تلاش نموده‌اند كه ارتباطي منطقي و سالم بين ” انسان –  ماشين- كار ” پديد آورند.

جهت مطالعه بیستر در این خصوص به سایت زیر مراجعه نمایید.

https://www.5s-system.com

ابعاد پنجگانه نظام آراستگی

 Seiri-1 (جدا کردن غیرضروری ها از ضروری ها)

اولینن مرحله از ابعاد پنجگانه ۵S  جدا کردن غیرضروری هاست.  از ضروری هاهدف جداکردن، مدیریت اولویت ها و مبارزه باعلل مسائل ومشکلات است.
در این مرحله، تشخیص اقلام ضروری از غیرضروری و دور کردن غیرضروری ها ازمحیط کار و تعمیرات جزیی و برطرف ساختن نواقص صورت می گیرد. اشیاء غیر ضروری لزوما اشیاء بی فایده وبی مصرفی نیستند. اما دلیل وضرورتی برای نگه داشتن آنها در محیط وجود ندارد. بنابراین برای هرکدام برحسب فایده ای که دارند، تصمیم گیری می‌شود.

تصمیم ممکن است بخشیدن به دیگران، فروختن، بازیافت، دور انداختن یا ذخیره کردن در مکانی دور تر باشد. برای تشخیص اقلام ضروری از غیرضروری باید ملاک‌هایی درنظرگرفته شودو براساس آنها تفکیک صورت گیرد.

به طور کلی مبارزه باعلل آلودگی، جلوگیری ازنشت ها و تعمیرخرابی ها، ساماندهی انبار ها و حذف گرد وغبار ازفعالیت های اساسی این مرحله اند. اجرای این مرحله به دلیل تأثیر زیادی که بر روی مراحل بعدی دارد مهم‌ترین مرحله محسوب می شود.

 ۲-Seiton (نظم و ترتیب)

پس ازجداکردن ضروری‌ها ازغیرضروری ها و دورکردن غیرضروری‌ها ازمحل کار، آنچه باقی می‌ماند بایددر وضعیتی سامان یافته ومرتب استقراریابد. هدف ازاجرای این مرحله «استقرارمنظم ومرتب ماشین‌ها واشیا به گونه ای است که اشیاء موردنیازدرزمان موردنظروبه مقدارموردنظردردسترس باشد. »

نتیجه اجرای این اصل یعنی ساماندهی محیط کار وابزارها و لوازم و پوشه ها و… دستیابی سریع به آنها است. بنابراین حذف زمان تلف شده برای جستجوی اشیاءهدف مرحله دوم است.

برای سازمان‌دهی اشیالازم است جای مناسبی برای اشیا در نظر گرفته شود. یکی از راه های مرتب کردن وجای دهی مناسب اشیانام گذاری آنهااست. نامی برای هر شیءونامی برای جای نگهداری آنها.
نظم وترتیب دادن به تابلو های اعلانات، پوشه ها، پلاکادرها، تهیه نام اتاق ها وتهیه تابلو های نشان دهنده مسئولیت افراد.  نظم وترتیب درون کمد ها و میزها و فایل ها، مرتب کردن و چیدمان مرتب اتاق ها و انبارها وکارگاه ها ودفترها وکتاب های کتابخانه.

ذخیره سازی مناسب اطلاعات درو ن رایانه ها و… ازجمله فعالیت هایی است که در اجرای این مرحله صورت می گیرد.

 ۳-Seiton (سپیدی وپاکیزگی)

گام سوم از ابعاد پنجگانه نظام آراستگی پس ازآن که اشیاءغیرضروری ازمحل کار خارج شدند واشیاءضروری درجای خودقرارگرفتند، نوبت به پاکیزه کردن وپ اکیزه نگهداشتن آنها می رسد.

مرحوم کاشانی (۱۳۸۲)می نویسد : «این« سین» شاید به دلایل گوناگون یکی از مهم ترین معیارهای نظام باشد. این معیار به همه چیز و همه کس وهمه جامربوط می شود. پاکیزگی یعنی پاکیزگی انسان، ماشین وابزار ومواد و محیط کار. »
پاکیزه سازی وظیفه ای عمومی است وهرکس در هر سطحی از سازمان که قرار داشته باشد پاکیزه سازی جزیی از وظایف او محسوب می شود. برای پاکیزه سازی مسئولیت ها و وظایف افراد باید روشن شود.
نکته ای که نباید از نظر دور بماند اقدام به پاکیزه سازی همه جا است نه فقط جاهایی که بیشتر در در معرض دید قرار دارند. حذف آلودگی ها و گرد و غبار از محیط کار باید به صورت کامل صورت گیرد.
پاکیزه سازی نوعی بازبینی نیز محسوب می شود. در هنگام پاکیزه‌سازی اشکال‌های جزیی آشکار می‌شود، گم‌شده‌ها پیدا می‌شوند ونیاز های تعمیراتی جزیی مشخص می‌شوند.

 ۴-Seiketsu (سعی درحفظ وضع مطلوب)

آیایک بارجداکردن ومرتب کردن وپاکیزه ساختن کافی است.؟روشن است که برای داشتن محیطی ایده آل وآراسته بایستی پیوسته و بابرنامه ای مشخص اقدام کرد. هدف ازاجرای این مرحله، نگهداری همه چیزدر وضعیتی سامان یافته، مرتب وپاکیزه حتی در زمینه های شخصی است. تدوین و نوشتاری کردن روش ها و تهیه بروشورها و دفترچه های راهنما ازجمله کارهای ضروری است.
برای داشتن وضعیتی مطلوب استانداردکردن روش ها ضرورت دارد. هر سازمانی می تواند استانداردهایی برای خود تعریف کند. برای این کار لازم است چند اقدام صورت گیرد.

اولین گام یافتن روش هایی است که باید استاندارد شوند.
گام دوم توافق با افراد برای اجرا است.
گام سوم انتشار استانداردها است.
گام چهارم اجرای استانداردها و
گام پنجم بهبود آنها است.
تهییه تقویم و سر رسید های فعالیت ها و تکرار سه مرحله پیشین سبب می شود که وضعیت ایجاد شده محفوظ بماند و بازگشت به وضعیت قبل اتفاق نیفتد.
از روش های مؤثر در اجرای این مرحله “به کار گیری مدیریت دیداری است. مدیریت دیداری یعنی کاری کنیم که ایراد ها و مشکلات به راحتی خود را نشان بدهند وتوسط افراد سازمان و مراجعه کنندگان به راحتی قابل تشخیص باشند. و افراد برای بیان ونشان دادن اشکال ها نه تنها مورد بی مهری قرار نگیرند بلکه از آنها به خاطر لطفی که کرده اند وفرصت های بهبود را نشان داده اند قدر دانی شود.

 ۵-Shitsuke  (فرهنگ سازی و انضباط کاری)

مهمترین مرحله از ابعاد پنجگانه نظام آراستگی ، فرهنگ سازی و انضباط است .  یعنی، تمرین تا جایی که افرادبه طورطبیعی کارشان رادرست انجام دهند. دراین مفهوم انضباط مساوی با تغییرعادت های نادرست و ایجادعادت‌های مطلوب‌است. «سازمان یافتگی وانضباط چیزی است که شما درارتش و پادگان‌های نظامی می‌توانید نشانه‌های ظاهری آن‌ابه خوبی ببینید. گاهی در اهمیت این «سین» آنقدرتاکید می‌شود که می‌گویندنظام آراستگی باادب ونزاکت آغاز می شود و باآن پایان می‌یابد.
پرداختن به ظواهر وزیبا سازی فضا و تمرین های مختلف مربوط به رعایت نظم، زمان و آمادگی برای رویا رویی با حوادثی چون آتش‌سوزی و زلزله، تدوین دفترچه‌های راهنما از فعالیت‌های مهم این‌مرحله است.
مشارکت همگانی اعم از کارکنان و دانش‌آموزان و اولیا در فعالیت‌های مربط به نظام آراستگی و فرهنگ سازی و ایجاد عادت‌های صحیح در کارکنان ودانش آموزان مهم‌ترین هدف و ملاک برای موفقیت استقرار نظام‌آراستگی در مدرسه است.

به عبارت دیگر هنگامی می‌توانیم ادعا‌کنیم که نظام آراستگی در مدرسه استقرار یافته‌است که دانش‌آموزان وکارکنان آگاهانه و به طور‌مستمر نظام آرستگی را اجرا‌نمایند.
S5 مفاهیم و روش های لازم برای داشتن یک محیط مطلوب را در چارچوب نظامی روشن و به هم پیوسته ارائه می دهد. این اصول ساده و منطقی در اجرا چندان ساده نیستند و برای اجرای آنها همت و تلاشی گسترده لازم است. و قبل از همه تعهد مدیر ارشد سازمان برای اجرای آن و تلاش و مشارکت همه اعضا. روش اجرای S5 در سازمان های مختلف متفاوت است و هر سازمانی با توجه به شرایط و موقعیت و نوع کار خود می تواند با حفظ اصول روش های خاص خود را طراحی کند.

جهت مطالعه بیستر در این خصوص به سایت زیر مراجعه نمایید.

https://www.5s-system.com